MENTORING Y ANALISIS DE META - BELKYS MARCANOS

INFORME SOBRE PROCESO MENTORING Y

 ANÁLISIS DE METAS APLICADO

Erick Rojas es un joven de 23 años  de  edad y presta servicios en el Departamento del área administrativa de la Gerencia de Servicios Generales, desde el año 2012 a la fecha. Esta gerencia corresponde a la Dirección de Logística de EDESUR Dominicana.  Hace aproximadamente un año que solicité a  su supervisora inmediata conceder un permiso, para que el chico formara parte del equipo que  se ocuparía del  levantamiento  de datos e informaciones requeridos en el inventario vehicular  llevado a cabo en toda el área de concesión de la organización.

El comportamiento de Erick entonces, durante todo el proceso de la operativa podría calificarlo de ejemplar. Mostró en todo momento una actitud positiva, cumpliendo con los planes y las instrucciones trazadas: puntualidad, seguimiento de instrucciones, empatía con el equipo, colaboración, y demás.

En el transcurso de los últimos meses, la supervisora de Erick ha venido confrontando algunas dificultades relacionadas con el desempeño de sus funciones. Este tiene, dentro del departamento de servicios el cumplimiento dentro de sus funciones, las siguientes tareas: 1.Canalizar las facturas que se generan por concepto de consumo de materiales que se utilizan en las áreas de la empresa. 2. Validar y comprobar la solicitud de pedido de materiales y servicios en los sectores. 3. Cotejar las facturas generadas por los pedidos con los suplidores para comprobar su veracidad.--Sin embargo, de acuerdo a declaraciones de la Encargada Administrativa, el chico ha dejado mucho que desear en el cumplimiento de sus tareas y no está respondiendo a la consecución de los objetivos del departamento.

En vista de que Erick ya ha interactuado en un proceso grupal anterior junto a nosotros en una actividad que nos permitió un acercamiento, el cual no coincide con las informaciones obtenidas al respecto, tomé la iniciativa de volver a solicitar a la persona que lo dirige directamente, me permitiera intervenir en su conducta actual y saber que está ocurriendo con el chico.

Antes de iniciar el proceso de mentoring con el joven empleado, obtuve información directamente de la encargada del departamento con un poco más de profundidad y esta me dijo:

 Erick no tiene nada de madurez, es uno de mis empleados que menos carga de trabajo tiene y no responde a mis orientaciones.

He conversado muchas veces con él, pero no responde a las advertencias que le he hecho para que cambie su falta de interés en el trabajo y que concluya sus tareas en el tiempo que se establece.

 De las cuarenta facturas que trabaja, treinta y nueve tienen errores y luego tengo que aguantar al gerente de finanzas y a mi jefe callada En las reuniones con mi equipo de trabajo he advertido a todos que deben poner más atención a sus tareas. Les he dicho a todos que tenemos que empeñarnos todos a fondo para cumplir con el trabajo para que no nos llamen la atención.

PRIMER DÍA CON ERICK

En el primer encuentro, antes de tocar el tema de interés, comenzamos a hablar sobre algunas anécdotas graciosas que surgieron durante el proceso anterior. Luego después de algunas observaciones respecto su comportamiento actual, le dejé hablar por un largo rato. He aquí de las cosas que expresó: -Es que, si no nos ponemos de acuerdo, jamás voy a poder cumplir con lo que mi jefa me pide. Siempre me vive exigiendo que haga las cosas a tiempo, y mire usted, no depende sólo de mí.

Trato de hacer mi trabajo y no logro tenerlo completo, siempre me falta algo que no me han enviado. En las reuniones del departamento nos exigen que debamos tener un mejor desempeño, que debemos ser más cumplidores con los compromisos que asumimos, pero sin embargo no ven los detalles que provocan las situaciones negativas que hacen que uno incumpla con su trabajo. En este momento tuvimos que cortar, porque faltaba poco para la hora de salida y Erick utilizaba las guaguas de transporte de la empresa.  Quedamos en continuar otro día.

SEGUNDO DÍA

En este nuevo encuentro iniciamos una conversación dirigida a establecer los elementos puntuales que evitaban tener un buen resultado de su desempeño. –Vamos a ver Erick, porque dices que haces todo lo posible para hacer tu trabajo con eficiencia y otros no te dejan. –Bueno, los soportes que me envían de los sectores vienen en copia y no en originales como se debe. Esto se puede prestar para que hagan duplicidad y le coloquen una factura también con duplicidad. Pero, además los sectores se dilatan para enviar el trabajo, que tiene un tiempo establecido para ser reportado. Y eso es lo que me deja en una mala situación con mi jefa, que a mí es que me reclama. En este punto, me limité a escuchar y a analizar las cosas que decía.  En mi turno le hice ver que me identificaba con su situación y le hice ver, por medio de ejemplos que las cosas tienen solución, por más difícil que parezcan, y que buscaríamos una solución a su caso entre todos.

TERCER DÍA

En este punto, tenía una idea aproximada de toda la situación. Ya antes fui contrastando las informaciones que recibía de Erick, con las obtenidas a través de la supervisora y con las de algunos de sus compañeros, relacionada con el comportamiento no deseado del chico.  Buscaba la forma de ir descubriendo la verdad de la situación. Le pregunté si estaba a gusto con su trabajo y me dijo que sí. Con sutileza obtuve la información de que vive con sus padres y dos hermanos y que todo marcha bien.

 De un temperamento apacible, diría que un poco tímido, pero muy firme en relación a la disposición de colaborar con toda la información que necesitaba, parecería que la falla del incumplimiento de su desempeño provenía de no saber que debía hacer para cambiarla. Se mostraba abierto y receptivo a pesar de ser muy reservado. Parecía necesitar orientación y comprensión. Y yo estaba dispuesta a darle eso y más. Antes de terminar este tercer encuentro con Erick ya estaba buscando en mi mente cual sería la estrategia que utilizaría para ayudarlo.

CUARTO DIA

Mucho más conversador inicié una serie de preguntas que me ubicaran en las respuestas que necesitaba para darle herramientas personales a Erick para que él mismo buscara la manera de resolver su situación y que se transfiriera en un mejor comportamiento de su desempeño y en los resultados que se esperaba de él. Ya sabía lo que debía hacer. En una sesión anterior, ya Erick me había dicho que devolvió unas facturas enviadas incorrectamente por el sector de Barahona y la persona que las recibió, no tuvo más remedio que hacer las correcciones correspondientes.

Durante las entrevistas me había dado cuenta que los problemas del chico tenían su procedencia en que no tenía la suficiente disposición como para reclamar a los que por su incumplimiento hacían que a su vez él también incumplirá. También las instrucciones y recomendaciones de la supervisora le faltaba la objetividad que ameritan casos como el de Erick.

El comportamiento en lo personal era, según mucho de sus compañeros, “llevadero y tranquilo” Otros dijeron que, “necesita disciplina” y “que no tiene el carácter necesario para realizar esas tareas” En cuanto la persona que supervisa, dijeron algunos: -Es demasiado exigente y a veces no sabe cómo hacerlo entender”.

QUINTO Y ÚLTIMO DÍA

Este día habíamos acordado que buscaríamos alternativas para que Erick, por sí mismo pudiera establecer una estrategia diferente para la realización de sus deberes. Que le aportase mejores resultados que los obtenido hasta el momento. Y este fueron mis recomendaciones:

Si el incumplimiento de tu trabajo está relacionado con la falta de incumplimiento de otros, tienes que analizar, de ahora en adelante que vas a hacer para solucionarlo. Cada vez que recibas las facturas de manera incorrectas, devuélvelas, tal como hiciste con el sector de Barahona.

Interactúa con todas las personas que tienen relación directa con tu trabajo, hazle entender, con buena actitud que, a partir de este momento no permitirás que ellos interfieran con el cumplimiento de tus tareas.

Asume como parte del trabajo que desempeñas, una actitud firme con las personas envían sus trabajos de manera incorrecta, lo cual hace que tengas que perder tiempo para que lo corrijan.

Cuando te sientes en tu escritorio, organiza el trabajo en orden de prioridad, planifica tu trabajo.

Lleva una agenda con cada tarea que debes realizar y coteja todos los días las que vas realizando.

Escribe todo lo que haces, y haz todo lo que escribas.

Durante los cinco días de la entrevista a Erick, a su supervisora inmediata y a algunos de sus compañeros pude darme cuenta de lo que en verdad estaba fallando.

Primero, en las reuniones con su equipo la encargada del departamento Administrativo de Edesur daba las instrucciones de manera muy general y vaga. Puntualizaba de la siguiente manera –“Todos tienen que empeñarse en realizar un trabajo eficiente y responsable”. Con relación a Erick se expresaba de la manera siguiente: –“Tiene que cumplir con tiempo con sus tareas” Debe ser más puntual y cometer menos errores en su trabajo” Debe ser menos demasiado inmaduro y ya no sé qué más hacer con él.

Erick, por su parte fue más específico en lo que entendía estaba el problema. Dijo lo siguiente:

-“Los sectores se dilatan para enviar las facturas y los soportes que tengo que revisar y validar” -“Los sectores y las áreas envían las facturas y los soportes muy cerca del cierre del área financiera” “Por ejemplo, las envían un día 28, cuando el cierre se realizan los día 30”.

-“Con relación al cambio del agua de tomar en los bebederos, que también me toca encargarme, el suplidor tienen un día a la semana fijado para hacer el cambio, pero frecuentemente se presenten cuando ya no queda ni un solo garrafón”

Más adelante se ha realizado un análisis de metas que la hemos adaptado al caso, con una lista de errores  y aciertos, así como los cambios que se han ido generando en este joven, a partir de la aplicación de este análisis.

ANÁLISIS DE METAS APLICADO AL MÉNTORING

INSTRUCCIONES AMBIGUAS

INSTRUCCIONES CONCRETAS

Tienes que empeñarte en realizar un trabajo eficiente y responsable –“Tiene que cumplir con tiempo con sus tareas” Debe ser más puntual y cometer menos errores en su trabajo Debe ser menos demasiado inmaduro

Cada vez que recibas las facturas de manera incorrectas, devuélvelas, tal como hiciste con el sector de Barahona. Interactúa con todas las personas que tienen relación directa con tu trabajo, hazle entender, con buena actitud que, a partir de este momento no permitirás que ellos interfieran con el cumplimiento de tus tareas. Asume como parte del trabajo que desempeñas, una actitud firme con las personas envían sus trabajos de manera incorrecta, lo cual hace que tengas que perder tiempo para que lo corrijan. Cuando te sientes en tu escritorio, organiza el trabajo en orden de prioridad, planifica tu trabajo. Lleva una agenda con cada tarea que debes realizar y coteja todos los días las que vas realizando. Escribe todo lo que haces, y haz todo lo que escribas.

CONCLUSIÓN

Todo el tema del mentoring ha resultado una tarea muy interesante. Sólo nos damos cuenta de lo efectivo que puede llegar a ser poner en práctica esta hermosa labor, cuando la realizamos. La situación de Erick relacionada con su comportamiento y su desempeño en las funciones que realiza, pueden deberse a factores invisibles, que únicamente se dan a la luz con la interacción de todos los actores que tienen que ver con la cadena del proceso que culmina con el resultado de su desempeño. A mí misma me ha sorprendido la ignorancia de todas las tareas que se realizan en esta área.  Hasta hace poco, no sabía nada, y con este pequeño ejercicio sé de qué se trata la labor que se realiza en este departamento, que está muy próximo al mío.

Debemos concluir diciendo, que por el poco tiempo con que contamos no podremos presentar los resultados de las recomendaciones transmitidas a Erick en el mentoring. De lo  que sí estoy segura es de la buena acogida que tuve con él, y la buena disposición que mostró para hacer las cosas diferentes y obtener mejores resultados.